Steuererklärung: Wer sie wann beim Finanzamt abgeben muss

Wer muss eine Steuerklärung abgeben?

Häufige Konstellationen, bei denen Sie eine Einkommensteuererklärung abgeben müssen:

Bei Arbeitnehmern zieht der Arbeitgeber die Lohnsteuer monatlich vom Arbeitslohn ab. In vielen Fällen sind die Steuern damit bereits gezahlt und Sie müssen sich nicht weiter mit dem Finanzamt auseinander setzen. Anders sieht das aus, wenn Sie weitere Einnahmen haben. Als Arbeitnehmer müssen Sie z.B. eine Steuererklärung machen, wenn …

• … Sie oder Ihr Ehepartner einen Arbeitslohn oder eine Pension erhalten haben oder einer von Ihnen nach Steuerklasse V, VI oder IV mit Faktor besteuert wurde.
• … wenn das Finanzamt Ihnen einen Lohnsteuerfreibetrag gewährt hat. Ausgenommen davon sind Pauschbeträge für Behinderte.
• … Sie durch Lohnersatzleistungen wie etwa Kurzarbeitergeld oder Infektionsschutzgeld, Arbeitslosen-; Kranken- oder Elterngeld mehr als 410 Euro im Jahr erhalten haben. (Sozialleistungen wie das Arbeitslosengeld II zählen nicht dazu.)
• … Ihre unversteuerten Nebeneinkünfte 410 Euro im Jahr überstiegen haben. Dazu zählen zum Beispiel Einkünfte aus selbstständiger Arbeit sowie gelegentliche Mieteinnahmen.

Als Rentner sind Sie grundsätzlich zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet, wenn Ihre Einkünfte den Grundfreibetrag übersteigen. Mehr zum Steuergrundfreibetrag erfahren Sie weiter unten im Text. Es sei denn, Sie haben sich vom Finanzamt von der Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung befreien lassen.

Wenn Sie Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder selbständiger Tätigkeit haben, besteht immer die Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung. Beachten Sie, dass für Land- und Forstwirte veränderte Abgabefristen gelten, die an das Erntejahr angepasst sind.

Es besteht eine Abgabepflicht für Anleger, die auf ihre Kapitaleinkünfte noch Kirchensteuer nachentrichten müssen oder ausländische Erträge zu versteuern haben. Auch wer Zinseinnahmen hatte, für die keine Abgeltungssteuer abgeführt wurde besteht unter Umständen eine Erklärungspflicht ‑ zum Beispiel bei privaten Darlehen.
Beachten Sie, dass auch vom Finanzamt gezahlte Zinsen auf Steuererstattungen zu den Einkünften aus Kapitalvermögen zählen.

Ist die vom Dienstherrn berücksichtigte Vorsorgepauschale für Ihr Beamtengehalt höher als Ihre tatsächlich gezahlten Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge (Basisabsicherung), müssen Sie Ihre Steuererklärung fristgerecht beim Finanzamt einreichen. Das betrifft häufig Berufsanfänger wie etwa Lehrer im Referendariat.

Grundsätzlich bedeutet die Pflicht zur Abgabe der Steuererklärung nicht zwingend auch eine Steuernachzahlung. Es kann dadurch auch eine Steuererstattung entstehen.

Wann lohnt sich eine freiwillige Abgabe der Steuerklärung?

Auch wenn Sie nicht gesetzlich zur Abgabe verpflichtet sind, kann sich eine Einkommensteuererklärung für Sie lohnen. Prüfen Sie deswegen immer, ob das freiwillige Ausfüllen der Formulare zu einer Erstattung von bereits gezahlter Einkommenssteuer führen kann.

Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie geheiratet haben oder Kinderfreibeträge bzw. Alleinerziehungsfreibeträge bislang nicht berücksichtigt wurden. Auch wenn Sie im Laufe des Jahres den Arbeitgeber gewechselt haben, nicht das ganze Jahr berufstätig waren oder besonders hohe Werbungskosten über dem Werbungskostenpauschbetrag von 1.230 (für 2023) hatten (das ist z.B. schon der Fall, wenn Sie mehr als etwa 19 Kilometer von Ihrer Arbeitsstelle entfernt wohnen) könnte eine Erstattung entstehen. Hohe Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen/Handwerkerleistungen, aber auch die neuen Aufwendungen für energetische Maßnahmen im selbstbewohnten Eigentum, führen ebenfalls häufig zu einer Steuererstattung.

Eine generelle Aussage darüber, wann sich eine freiwillige Einkommensteuererklärung rechnet, ist schwer zu treffen: Da kommt es sehr auf den Einzelfall an. Viele Steuerprogramme bieten eine Prognose, sobald Sie Ihre Daten eingegeben haben. Ob es eine Rückerstattung gibt, kann zum Beispiel die kostenfreie Software der Finanzämter namens Elster (Elektronische Steuererklärung) unverbindlich schätzen.

Wenn Sie mit einer Steuerrückerstattung rechnen, haben Sie 4 Jahre Zeit, um Ihre freiwillige Erklärung (Antragsveranlagung) beim Finanzamt einzureichen. Das bedeutet: Im Jahr 2024 können Sie Ihre Steuererklärungen bis zum Jahr 2020 rückwirkend einreichen.

Homeoffice steuerlich absetzen

Haben Sie 2023 viel im Homeoffice gearbeitet? Dann können Sie bis zu 210 Home-Office-Tage von der Steuer absetzen. Die von der große Koalition beschlossene Homeoffice-Pauschale beträgt 6 Euro pro Tag, maximal jedoch 1.260 Euro im Kalenderjahr. Das übersteigt bereits die Werbekostenpauschale und entspricht in etwa dem Betrag des häuslichen Arbeitszimmers.(1250,-€). 

Jede weitere berufliche Ausgabe wirkt sich somit sofort auf Ihre Steuerrückerstattung aus.

Auch die Absetzbarkeit eines häuslichen Arbeitszimmers hat sich komplett verändert. Anders als bisher kann nun unter Umständen sowohl die Homeoffice-Pauschale als auch die Fahrt zur Arbeit abgesetzt werden.

Steuererklärung später abgeben: Was tun, wenn die Zeit nicht reicht?

Für Pflichtveranlagungen gilt: Für zu spät eingereichte Steuererklärungen können die Finanzämter Verspätungszuschläge, Säumniszuschläge oder gar Zwangsgelder und Zinsen erheben. Im Zweifel schätzt ein Finanzamt-Mitarbeiter Ihre Steuer, was meist nicht zu Ihrem Vorteil ist, denn das Finanzamt kennt ja nicht Ihre Ausgaben. Übrigens sind Sie auch dann noch zur Abgabe der Steuererklärung verpflichtet, selbst wenn Sie die Steuer aus der Schätzung bezahlt haben. Es drohen Ihnen sogar Strafverfahren.

Um das zu vermeiden, können Sie rechtzeitig vorher beim zuständigen Finanzamt eine Fristverlängerung beantragen. Das geht nach § 109 der Abgabenordnung formlos schriftlich. Es ist also kein spezielles Formular nötig. In dem Schreiben müssen Sie argumentieren, weswegen Sie verhindert sind und mehr Zeit für die Steuererklärung benötigen. In dem Schreiben sollten Sie Ihre Steuernummer vermerken. Übrigens können trotz gewährter Fristverlängerung Zinszahlungen anfallen wenn sich Nachzahlungen ergeben.

Voraussetzung für eine Verlängerung: Sie haben die Überschreitung der Steuererklärungsfrist nicht selbst zu verschulden. Gründe hierfür können zum Beispiel

• Krankheit, 
• längere Auslandsaufenthalte oder
• noch ausstehende Unterlagen

sein. Ob Ihr Antrag genehmigt wird, liegt im Ermessen des Finanzbeamten und sollte anhand von Unterlagen (z.B. einem Nachweis über Krankenhausaufenthalt) belegt werden.

Mitunter bietet es sich auch an, die Erklärung fristgerecht einzureichen und auf die fehlenden Unterlagen hinzuweisen. Dann kann der Bescheid in diesem Punkt "vorläufig" ergehen und berichtigt werden, wenn die Unterlagen vorliegen.

Genehmigt das Finanzamt Ihnen eine Fristverlängerung, teilt es Ihnen einen neuen – verbindlichen ‑ Termin zur Abgabe der Steuererklärung mit.

Während Finanzbeamte in der Vergangenheit noch selbst entscheiden konnten, in welcher Höhe sie einen Verspätungszuschlag forderten, ist der der Zuschlag seit 2019 gesetzlich festgelegt. Der Verspätungszuschlag beträgt dann pro Monat 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer, mindestens aber 25 Euro.
Das ist selbst dann der Fall, wenn Sie eine Rückerstattung erhalten. Es wird immer auf die zu zahlende Steuer abgestellt. Nur bei einer festgesetzten Steuer von 0 Euro entfallen diese Zuschläge ( 0,25 Prozent von 0 Euro = 0 ). Einen Ermessensspielraum hat der Finanzbeamte nur in Ausnahmefällen. 

Wann fordert das Finanzamt zur Abgabe der Steuererklärung auf?

Auch wenn Sie eigentlich nicht zu den oben beschriebenen Gruppen gehören, die jedes Jahr eine Steuererklärung abgeben müssen, kann das Finanzamt Sie dennoch per Post dazu auffordern. Wenn Sie einen solchen Brief bekommen, sollten Sie das Schreiben nicht ignorieren. Will das Finanzamt eine Steuererklärung von Ihnen haben, müssen Sie reagieren.

Hintergrund: Das Finanzamt meldet sich zum Beispiel immer dann, wenn es eine so genannte Kontrollmitteilung über Einkünfte erhalten hat, die sich steuerlich auswirken können - etwa durch Erbschaft, Schenkung oder Zinserträgen.

Abgabefristen für die Steuererklärung 2023

Seit 2018 haben Sie für das Einreichen Ihrer Steuererklärung 2 Monate mehr Zeit, d.h. bis zum 31.07. eines Jahres. Viele kennen noch Ende Mai als Frist.

Abgabefristen mit Steuerberater:

Wenn Sie sich bei der Steuererklärung durch einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein vertreten lassen, gelten generell andere Fristen: Der letzte Termin für die Steuererklärung ist dann jeweils der 28. Februar (bzw. 29. Februar bei Schaltjahren) des übernächsten Jahres. Sprich: Ihre Steuererklärung für das Steuerjahr 2023 müsste dann spätestens bis zum 28. Februar 2025 beim Finanzamt eingegangen sein.

Aber: Auch hier gelten Corona-bedingt verlängerte Abgabefristen für die Steuererklärung. Mit Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein können Sie die Erklärung 2022 noch bis zum 31. Juli 2024 und 2023 noch fristgerecht bis zum 2. Juni 2025 einreichen.

Ausnahme: Verschickt das Finanzamt eine sogenannte Vorweganforderung, in der Sie aufgefordert werden, die Steuer für das Folgejahr innerhalb einer gesetzten Frist vorauszuzahlen, gilt keine Verlängerung. Auch dann nicht, wenn Sie von einem Berater unterstützt werden. Legen Sie Ihrem Berater ein solches Schreiben daher unbedingt zeitnah vor.

Höherer Grundfreibetrag für 2023

Seit dem 1. Januar 2023 gelten neue Grenzen für den Grundfreibetrag. Das ist der Grenzbetrag für Ihr Einkommen, für das Sie keine Einkommensteuer zahlen müssen. Dieser Freibetrag soll der Absicherung des Existenzminimums dienen. Die Höhe des Grundfreibetrags ändert sich jedes Jahr.

• Im Jahr 2023 beträgt der Grundfreibetrag für Ledige 10.908 Euro, für Verheiratete 21.816 Euro (wurde nachträglich und rückwirkend angepasst).
• Im Jahr 2024 soll der Grundfreibetrag für Ledige 11.784 Euro, für Verheiratete 23.568 Euro beantragen. Dieser Betrag wurde im laufenden Jahr 2024 rückwirkend geändert. Auch der Kinderfreibetrag wurde auf 6612,-€ erhöht. Die Zustimmung des Bundesrates steht noch aus.